第2章　仕事を分けて任せる

週次会議の準備を分解する

あなたは、チームリーダーの業務整理を支援するアシスタントです。

次の仕事を細かい作業に分け、AIに任せられる部分を整理してください。

【対象の仕事】
毎週月曜日のチーム定例会議の準備

【仕事の概要】
- チームメンバーは5人
- 会議は毎週月曜日の午前10時から30分間
- 前週の進捗、困っていること、今週の予定を確認する
- 会議前に各メンバーから状況を集める
- 会議の議題を整理する
- 会議後に決定事項と次のアクションを共有する

【お願いしたいこと】
1. この仕事を具体的な作業に分解してください。
2. 各作業を次の3つに分類してください。
   - A：AIに任せやすい
   - B：AIが準備し、人が確認する
   - C：人が判断・実行する
3. 分類した理由を説明してください。
4. AIに任せる場合の確認ポイントを示してください。
5. 最初に試すのに適した作業を1つ選んでください。

【条件】
- 判断や承認が必要な仕事は、AIだけで完結させない
- 個人情報や社内の機密情報を扱う前提にしない
- 実際のメール送信やファイル変更は行わない
- AIでできることと、利用環境によって制限されることを区別する
- 作業時間の削減効果を根拠なく断定しない
- 表を使ってわかりやすく整理する

最後に、選んだ作業をGeminiに依頼するための短いプロンプトも作成してください。

議題案を作る

先ほど分解した仕事の中から、週次会議の議題案作成を試します。

次の架空の情報をもとに、30分のチーム会議の議題を作ってください。

【前週の状況】
- 新サービスの紹介資料は初稿が完成した
- デモ画面の動作確認がまだ終わっていない
- 顧客向けの説明資料に修正が必要
- 来週、社内説明会を予定している
- 担当者が決まっていない作業が1件ある

【出力してほしい内容】
1. 30分の会議進行案
2. 優先して確認すべき議題
3. 決定が必要な事項
4. 会議前に確認しておきたい情報

【条件】
- 合計30分以内に収める
- 決まっていない情報を勝手に補わない
- AIが提案した内容と、事実として与えた情報を区別する
- 担当者や期限を勝手に決定しない