第5章　勉強会の計画を見直す

準備メモから計画を作る

あなたは社内イベントの運営計画を支援するアシスタントです。

次に貼り付ける「社内勉強会の準備メモ」を整理し、
チームリーダーがそのまま準備に使える
実行計画を作成してください。

【作成するもの】
1. イベント概要
   日時、目的、人数、予算を簡潔に整理

2. 準備スケジュール
   11月2日から11月20日までの
   タスク・期限・担当者を表にする

3. 役割分担
   A・B・Cの3人に作業を割り振る

4. 予算表
   費目別の計算式、合計金額、予算残額を示す

5. 当日の進行表
   14:30から17:00まで、準備・受付・
   勉強会・片付けを含める

6. 未決事項
   事前に確認すべきことを優先順にまとめる

【守ってほしい条件】
・メモに書かれた日時、人数、金額を正確に使う
・参加人数28人には運営スタッフ3人を含む
・同じ時間に同じスタッフへ
  複数の専任作業を割り振らない
・準備の負担が1人に集中しないようにする
・予算30,000円を超えない
・未確定の情報を事実として補完しない
  必要なら「仮定」「要確認」と明記する
・実施が難しい条件やリスクがあれば、
  隠さず指摘する
・読みやすい日本語と表を使う

最後に、チームリーダーが今日最初に
着手すべきことを3つ教えてください。

【社内勉強会の準備メモ】
【社内勉強会 準備メモ／架空データ】

イベント名：社内AI活用勉強会
目的：日常業務で使えるAI活用方法を学ぶ
開催日：2026年11月20日（金）
開催時間：15:00〜16:30
会場：社内多目的ルーム
会場利用可能時間：14:30〜17:00
参加予定人数：28人（運営スタッフ3人を含む）
運営スタッフ：3人（Aさん、Bさん、Cさん）
予算上限：30,000円
準備開始日：2026年11月2日
参加申し込み締切：2026年11月13日
開催形式：対面
内容：AI活用事例紹介、ミニワーク、質疑応答
講師：運営スタッフのうち1人が担当予定（未定）

会場費：8,000円
配布資料代：1人350円
飲み物代：1人180円
印刷関連固定費：1,500円
機材レンタル費：4,000円
資料・飲み物は運営スタッフを含む全員分を用意

参加人数は申し込み締切まで変動する可能性あり
準備期間中も通常業務があるため、
担当者の作業負荷を分散したい

案内メールの作成と送信が必要
参加申し込みを管理する必要がある
当日の受付と進行が必要
投影機材の動作確認が必要
ミニワークの準備が必要
誰がどの作業を担当するか決まっていない
予算超過は認められない
会場は17:00までに片付けを終える必要がある

人数変更を反映する

予定より参加希望者が6人増え、
参加人数が34人になりました。
運営スタッフ3人も、この34人に含まれます。

予算上限30,000円、開催日時、
会場の利用時間は変更できません。

先ほど作成した計画について、
次の内容を修正してください。

1. 変更後の予算を再計算する
2. 予算超過があれば超過額を明示する
3. 30,000円以内に収める改善案を2つ示す
4. 変更が必要な準備タスクを整理する
5. スタッフの役割分担や
   当日の進行に影響があるか検討する

【条件】
・参加人数を減らす案は採用しない
・資料と飲み物は34人全員分を確保する
・数字は計算式を示す
・実現が未確認の値引きや
  無料提供を前提にしない
・安全性や勉強会の目的を損なわない案を優先する

最後に、チームリーダーに推奨する
対応案と、その理由を説明してください。

抜け漏れを点検する

あなたは社内イベントの計画を点検する担当者です。

ここまでに作成・修正した計画を確認してください。
最新の条件は参加人数34人、予算上限30,000円です。

以下の観点でチェックしてください。
1. 日程や時間に矛盾がないか
2. 予算計算に誤りがないか
3. 3人のスタッフに同時刻の担当重複がないか
4. 参加者への案内や資料準備に抜け漏れがないか
5. 申し込み締切後の人数変更に対応できるか
6. 実行前に確認が必要なことが残っていないか

問題点があれば
「重要度・問題点・改善案・確認担当」
の4項目で表にしてください。

問題がないと判断した項目も、
根拠を示してください。

以前の回答に書かれていない情報を
推測して補わず、確認できない事項は
「未確認」としてください。

最後に、リーダーが最優先で
確認すべきことを3つに絞ってください。

社内勉強会の準備メモ

【社内勉強会 準備メモ／架空データ】

イベント名：社内AI活用勉強会
目的：日常業務で使えるAI活用方法を学ぶ
開催日：2026年11月20日（金）
開催時間：15:00〜16:30
会場：社内多目的ルーム
会場利用可能時間：14:30〜17:00
参加予定人数：28人（運営スタッフ3人を含む）
運営スタッフ：3人（Aさん、Bさん、Cさん）
予算上限：30,000円
準備開始日：2026年11月2日
参加申し込み締切：2026年11月13日
開催形式：対面
内容：AI活用事例紹介、ミニワーク、質疑応答
講師：運営スタッフのうち1人が担当予定（未定）

会場費：8,000円
配布資料代：1人350円
飲み物代：1人180円
印刷関連固定費：1,500円
機材レンタル費：4,000円
資料・飲み物は運営スタッフを含む全員分を用意

参加人数は申し込み締切まで変動する可能性あり
準備期間中も通常業務があるため、
担当者の作業負荷を分散したい

案内メールの作成と送信が必要
参加申し込みを管理する必要がある
当日の受付と進行が必要
投影機材の動作確認が必要
ミニワークの準備が必要
誰がどの作業を担当するか決まっていない
予算超過は認められない
会場は17:00までに片付けを終える必要がある
